میثم امیدالحق

پروژه های عملیاتی یا عملیات پروژه ای؟

building_back_and_front

در گذشته های دور علومی مانند فلسفه، منطق، ریاضیات، شیمی و فیزیک را حوزه ی یکسانی می دانستند و متفکرانی که به تمام این علوم تسلط داشتند فیلسوف نامیده می شدند. تا چند سال قبل، این رویکرد در حوزه ی مدیریت پروژه و عملیات نیز وجود داشت. تا اینکه به مرور مرزهای شفافی بین این دو مفهوم مدیریتی شکل گرفت.

درک وجوه تمایز کارهای پروژه ای و فعالیت های عملیاتی موجب می شود فرآیند تصمیم گیری مدیریت پروژه و عملیات به شکل بهینه تری انجام شود. و همچنین انتظارات مدیر پروژه از عملکرد تیم و نتایج مورد نظرش به شکل صحیح و واقع بینانه ای تنظیم خواهد شد.

بحث را با یک سوال شروع می کنم، به نظر شما مدیریت کدامیک از مجموعه های زیر مهارت های مدیریتی یکسانی را تعریف میکند؟

  1. راه اندازی فروشگاه اینترنتی
  2. تولید محتوا برای محصولات فروشگاه اینترنتی
  3. تولید نرم افزار پیش بینی فروش برای فروشگاه اینترنتی

شاید کلمه تولید شما را به اشتباه انداخته باشد ولی اگر پاسخ شما مجموعه های شماره یک و سه باشد، پاسخ شما صحیح است.

مشخصا محصول مجموعه اول یک فروشگاه اینترنتی و محصول مجموعه سوم یک نرم افزار می باشد. و البته رسیدن به هر یک از این دو محصول در یک بازه زمانی مشخص انجام می شود، که پس از پایان زمان پروژه، محصول آماده تحویل خواهد بود. بنابراین اجرای کارهای هر دو مجموعه، تلاشی “موقت” برای رسیدن به یک محصول “یکتا” می باشد که با محدودیت، عدم قطعیت و پیچیدگی هایی همراه خواهد بود.

“پروژه تلاشی است موقت که برای تولید محصول، خدمت یا نتیجه ای یکتا انجام می شود”

و اما فعالیت هایی که برای اجرای مجموعه دوم انجام می شود موقتی نخواهند بود و تا زمانی که فروشگاه فعال باشد ادامه خواهند داشت. هم چنین تولید محتوا برای محصولات متفاوت نتیجه ای متفاوت در بر خواهد داشت. بنابراین فعالیت های مجموعه ی دوم موقتی نیستند و محصول یکتا ندارند. همچنین ما با عدم قطعیت و پیچیدگی مواجه نمی شویم. در مدیریت فعالیت های عملیاتی تمرکز بر روی ساختار و فرآیند اجرای فعالیت ها می باشد و از مدیر پروژه انتظار می رود که ساز و کار مناسبی برای اجرای فعالیت ها ایجاد کند و در ادامه کنترل نماید.

پس از شناخت وجوه تمایز پروژه و عملیات، در نظر داشته باشید اجرای پروژه ها و فعالیت های عملیاتی، هردو به برنامه ریزی و مدیریت در چهارچوب منابع انسانی، مالی و زمانی (در محدوده ی کیفیت تعریف شده) نیاز دارند.

نکته حائز اهمیت این است که در حین اجرای پروژه ها، با فعالیت های عملیاتی گوناگونی (مانند نظارت کیفی، کنترل ریسک، صورت حساب های مالی، محاسبه عملکرد، گزارش دهی و…) مواجه خواهیم شد، و تشخیص و اتخاذ راهکار برای فعالیت های عملیاتی، نقش بسزایی در کنترل زمان و هزینه ی اجرای پروژه خواهد داشت.

در ادامه به برخی از مهارت های مجریان در دو حوزه ی پروژه و عملیات اشاره می کنم:

    مجریان کارهای پروژه ای:

  • نقش هایشان بعد از اجرای پروژه به پایان می رسد
  • در تیم های کاری بصورت موقت حضور دارند
  • دارای مهارت های تخصصی و متفاوت می باشند
  • در محدوده ی زمانی، هزینه ای و گستره ی مشخص کار می کنند
    مجریان فعالیت های عملیاتی:

  • دارای نقش های روتین و تکرارپذیر هستند
  • در واحدهای سازمانی فعالیت می کنند
  • دارای مهارت های تخصصی و مشخص هستند
  • با استفاده از بودجه های سالیانه کار می کنند
میثم امیدالحق

از شهریور سال ۸۱ فعالیت حرفه ای خود را در زمینه ی طراحی وب شروع کرد و در ادامه به عنوان مدیر عامل دو شرکت نرم افزاری حدود ۱۰۰ وب سایت بزرگ و کوچک را راه اندازی کرده است که تعدادی از آنها پروژه های ملی بوده اند و البته اندک سابقه ای هم در زمینه تدریس دارد. او در سارینا مدیر پروژه است.