همانطور که پیش‌تر اشاره کردیم، هدف اجرای پروژه‌ها در سارینا، خلق ارزش با بهره‌گیری از رویکرد اجایل و متدولوژی اسکرام است. این متدولوژی از سری متدهای رویکرد اجایل است که به عنوان یک چهارچوب برای توسعه‌ی نرم‌افزار شناخته می‌شود. اسکرام با نگرش تکرارپذیری (iterative) و افزایش پیوسته و تدریجی (incremental) موجب بهینه‌سازی و بهبود قدرت پیش‌بینی و کنترل ریسک در فرآیند توسعه‌ی نرم‌افزار می‌شود.
یکی از تاکیدات اسکرام در بخش رویدادها، برگزاری جلسات برنامه‌ریزی اسپرینت و اسکرام روزانه است. در ادامه مشکلات عدم برگزاری این جلسات مهم بررسی می‌شود.
معرفی جلسه ی برنامه‌ریزی اسپرینت
اسپرینت قلب تپنده‌ی اسکرام است که در یک بازه‌ی زمانی مشخص (بین یک هفته تا یک ماه) تعریف می شود و فرآورده‌های مورد نظر مشتری را «تکمیل شده» و «بالقوه» آماده‌ی تحویل به مشتری می‌کند. اسپرینت‌ها همان تکرارهایی هستند که در فرآیند توسعه‌ی نرم‌افزار نیاز نهایی مشتری را برآورده می‌کند. در شروع هر اسپرینت تعدادی از درخواست‌های مشتری بر اساس ظرفیت و سرعت تیم اسکرام انتخاب می‌شوند و در لیست وظایف آن اسپرینت قرار می‌گیرند.
وظایفی که در طول یک اسپرینت انجام می‌شود در جلسه‌ی برنامه‌ریزی اسپرینت مشخص می‌شوند. خروجی‌های جلسه‌ی برنامه‌ریزی اسپرینت بر روی دو موضوع متمرکز است:
- اسپرینت شامل اجرای چه وظایفی است؟ (وظایف بر مبنای نیاز مشتری انتخاب می‌شوند)
- کدام وظیفه (با تخمین زمانی مشخص)، توسط کدام یک از افراد تیم و در چه روزی انجام می‌شود؟
مدت زمان جلسه‌ی برنامه‌ریزی اسپرینت برای اسپرینت‌هایی که در یک هفته انجام می‌شوند حداکثر دو ساعت است.
معرفی جلسه‌ی اسکرام روزانه
به منظور بالابردن سطح ارتباطات اعضای تیم، بررسی و چاره‌اندیشی در خصوص موانع اجرایی و اتخاذ تصمیمات سریع و موثر، جلسه‌ی اسکرام روزانه با محوریت موضوعات زیر برگزار می‌شود:
- آیا وظایف روز گذشته در زمان تخمینی انجام شده است؟
- چه مانعی در اجرای وظایف روز گذشته وجود داشته است؟ آیا موانع رفع شده‌اند؟
- امروز چه وظایفی باید انجام شود؟
مدت زمان اجرای جلسه اسکرام روزانه، حداکثر ۵ دقیقه است. (برای اسپرینت‌هایی با طول یک هفته)
چرا این جلسات برگزار نمی شود؟
بطور معمول جلسات برنامه‌ریزی اسپرینت در ساعات ابتداییِ روز اول هفته انجام می‌شود و عوامل مختلفی موجب عدم اجرای این جلسات می‌شوند؛ از جمله برگزاری جلسات فوری مدیر پروژه (مدیر محصول) با مشتریان (ذینفعان) و یا مدیران ارشد شرکت، تعطیلی رسمی یا تعطیلی‌های غیر قابل پیش‌بینی که بیشتر در ایران رخ می‌دهد، تمدید مرخصی یکی از اعضای تیم به دلیل بیماری، سفر و…
تاخیر ورود اعضای گروه در ابتدای روز بدلیل ترافیک، خواب ماندن و … هم از دلایل عدم برگزاری جلسات اسکرام روزانه است.
اگر این جلسات برگزار نشود چه مشکلاتی ایجاد می‌شود؟
اهمیت برگزاری این جلسات با افزایش تعداد پروژه‌های یک اسپرینت بیشتر می‌شود، چراکه فرآورده‌های آن اسپرینت باید به مشتریان بیشتری تحویل داده شود و اعضای تیم اسکرام با پروژه‌های بیشتری درگیر می‌شوند.
ما در سارینا تعداد زیادی از پروژه‌ها را، با استفاده از مجنتو و بصورت همزمان اجرا می‌کنیم و حتی اگر یک هفته این جلسات برگزار نشود نتایج زیانبار آن را به وضوح مشاهده می‌کنیم. برخی پیامدهای عدم برگزاری این جلسات به شرح زیر است:
- «مشخص نبودن زمان تحویل فرآورده‌ها به مشتریان»: تخمین زمانی اجرای وظایف در اختیار مدیر پروژه قرار ندارد.
- «کاهش تمرکز و افزایش سردرگمی اعضای تیم»: الویت اجرای وظایف مشخص نشده است و اعضای تیم مجبور می‌شوند به صورت مداوم پروژه‌ی در دست اجرا را تغییر دهند.
- «کاهش هماهنگی و ارتباط بین اعضای تیم»: این هماهنگی در حین برگزاری جلسات به منظور اجرای همزمان وظایف شکل می‌گیرد.
- «اختلال در اجرای وظایف»: اعضای تیم پروژه نمی‌توانند زمان مناسبی را برای اجرای وظایف چالش‌برانگیز انتخاب کنند. (معمولا وظایفی که قبل از اجرا نیاز به تحقیق دارند در ابتدای ساعت کاری روزانه انجام می‌شوند)
- «کاهش همبستگی و روحیه‌ی اعضای تیم»: هر یک از اعضا به دنبال مقصر بروز این شرایط است.
بطور کلی عدم برگزاری جلسات برنامه‌ریزی اسپرینت و اسکرام روزانه موجب بروز نارضایتی در مشتریان پروژه‌ها و اعضای تیم اسکرام می‌شود.
راهکار مقابله با این شرایط مسئولیت‌پذیری و مشارکت همه‌ی اعضای تیم نسبت به اجرای کامل این جلسات است. مدیر پروژه باید بتواند شرایط برگزاری جلسات را بطور منظم و دقیق فراهم کند و پس از تحویل فرآورده‌ها، نظرات مثبت مشتریان را به اعضای تیم منتقل کند تا باعث ایجاد انگیزه و آرامش در اعضای تیم شود. همچنین اعضای تیم نیز باید تلاش کنند تا روحیه‌ی خود-سازماندهی (Self-Organize) را به عنوان یکی از اصول مهم رویکرد چابک، در خود نهادینه کنند.
